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Rechnungsprogramm für Webworker – Rechnung schreiben leicht gemacht

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ScopevisioUm den Workflow beim Schreiben von Rechnungen zu vereinfachen, habe ich diese Woche das neue Rechnungsprogramm von Scopevisio getestet. Als selbständiger SEO-Berater besteht die Arbeit leider nicht nur in der Suchmaschinenoptimierung, sondern auch in der Organisation der eigenen Geschäftsprozesse.

Normalerweise schreibe ich hier hauptsächlich über SEO. Aber die neue Buchhaltungssoftware hat mich so begeistert, dass ich den Tipp zum gerne an die Leser des Blogs weitergebe. Gerade für internetaffine Unternehmen wie SEO-Agenturen, Webdesigner und Freelancer ist die Software eine tolle Lösung, aber eigentlich auch für viele andere Unternehmen, die offen sind für neue Lösungen.

Man muss sich nämlich nicht ständig die aktuellste Softwareversion kaufen (und die Updates installieren), sondern kann alle Arbeitsschritte über das Internet erledigen. Die Cloud-Software ist immer automatisch up-to-date. Man kann sich also sicher sein, dass alle aktuellen Formvorschriften für eine korrekte und professionelle Rechnung durch die bereitgestellte Vorlage eingehalten werden.

Das ist auch im Interesse der Geschäftspartner wichtig, da bei der Umsatzsteuer das Finanzamt kein Pardon kennt. Unvollständige Rechnungsangaben und andere Verstöße gegen die Formvorschriften gefährden den Vorsteuerabzug. Ein weiterer Vorteil der Online-Buchhaltung von Scopevisio ist, dass sie Basisversion kostenlos ist und es weitere äußerst praktische Helferlein zum günstigen Preis einer App gibt.

Ausgangssituation

Schon während des Studiums interessierten mich hauptsächlich Marketing und Statistik wohingegen Buchführung und Rechnungswesen nicht gerade meine Lieblingsfächer waren. Ich mag diesen “Zettelkram” einfach nicht – wirklich ü-b-e-r-h-a-u-p-t nicht. Lieber konzentriere ich mich auf meine SEO-Beratung und überlasse die Buchführung dem Steuerberater. Die Rechnungen vom Steuerberater bezahle ich dabei sehr gerne, da er mir einfach lästige Arbeit abnimmt und den Rücken freihält.

Allerdings muss ich noch selbst die Rechnungen schreiben. Bisher habe ich das mit Pages (so etwas wie Word für den Mac) erledigt. Da ich kein Massengeschäft anbiete, sondern vorwiegend eine handvoll guter Stammkunden betreue, muss ich selten mehr als 5–10 Rechnungen im Monat schreiben. Das ging bisher auch irgendwie mit Pages und Excel. Der ganze Workflow war aber sehr umständlich und machte einfach keinen Spaß. Begeisterung an der Arbeit ist für mich grundsätzlich eine wesentlich größere Motivation als Geld und so war das Schreiben von Rechnungen ohne eine intelligente Lösung für mich immer eine “kleine Qual”. Das hat sich jetzt schlagartig geändert. Ich freue mich ehrlich gesagt sogar schon richtig auf den nächsten Rechnungslauf.

Scopevisio Buchhaltungssoftware

Am letzten Wochenende habe ich die neue Buchhaltungssoftware von Scopevisio ausprobiert und war spontan begeistert. Das passiert nicht oft und liegt wirklich nicht nur daran, dass das Unternehmen aus Bonn kommt. In Bonn werden eben nicht nur die besten SEO-Tools entwickelt, sondern neuerdings ist Bonn auch die Schmiede für hervorragende Buchhaltungssoftware.

Die Small Business Version von Scopevisio für Gründer, Freiberufler und Kleinunternehmen ist kostenlos. Die Professional Version für bilanzierungspflichtige Unternehmen kostet 14,99 EUR im Monat. Da ich meine Buchführung weiterhin vom Steuerberater machen lassen will, interessierten mich aber vor allem die Zusatzprogramme von Scopevisio. Hierbei handelt es sich um das Rechnungsprogramm (Faktura), Homebanking und das Rechnungseingangsbuch.

Wenn man sich für die die Buchführungssoftware auf der Website registriert hat, kann man diese sehr hilfreichen Zusatzprogramme für ein paar Euro im Monat dazubuchen. Faktura für die Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung kostet beispielsweise als Add-on zu der kostenlosen Buchhaltungssoftware 2,99 EUR pro Monat.

Alle Zusatzprogramme kann man übrigens ohne Einschränkungen kostenlos 10 Tage lang testen. Als Beispiel möchte ich kurz zeigen, wie einfach und komfortabel man mit der App Faktura eine Rechnung erstellen kann.

Rechnung schreiben

Um eine Rechnung zu schreiben, legt man im ersten Schritt ein Produkt bzw. eine Dienstleistung an. Dazu klickt man auf “Produktverwaltung > Hinzufügen” und füllt einfach, wie auf dem folgenden Bild dargestellt, die vier Datenfelder (Bezeichnung, Steuersatz, Einheit und Preis) aus.

Neues Produkt anlegen

Neues Produkt anlegen


Die Artikelnummer wird automatisch vergeben. Hat man das Produkt angelegt, kann es bei der Erstellung von Rechnungen verwendet werden. Das war schon alles.

Jetzt klickt man auf “Rechnungen > Hinzufügen” und kann direkt seine erste Rechnung schreiben, indem man die notwendigen Felder im Formular ausfüllt.

Rechnung schreiben

Rechnung schreiben (Vergrößern: auf das Bild klicken)


Bei neuen Kunden gibt man einmalig die Adresse ein und kann sie dann jederzeit auswählen. Das ganze funktioniert sehr komfortabel. Gib man beispielsweise eine Postleitzahl ein, so werden beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch die Felder für Stadtname, Bundesland und Land korrekt ausgefüllt.

Für die einzelnen Rechnungspositionen muss man nur noch die Artikelnummer und die Menge eingeben. Die Software berechnet dann den Gesamtpreis, Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag. Wenn gewünscht, kann man auch ganz einfach einen Rabatt in das Formular eingeben. Hat man einmal die Produkte und Kunden einmal angelegt, ist die Rechnung in 1–2 Minuten erstellt. Das geht wirklich sehr einfach.

Die Rechnung kann man dann mit seinem eigenen Logo und inklusive aller vom Finanzamt geforderten Pflichtangaben als PDF oder Word-Dokument exportieren. Ich habe mich für den PDF-Export entschieden, da ich das Dokument dann gleich als E-Postbrief verschicken kann. Für insgesamt 0,55 EUR druckt mir die Post (noch ein Unternehmen aus Bonn) die Rechnung aus, faltet und kuvertiert sie, frankiert den Briefumschlag und stellt das Schreiben dem Empfänger auf dem klassischen Postweg zu. Das ganze geschieht sogar noch CO2-neutral (GoGreen).

Die Website von epost.de hat zwar noch ein paar Bugs, aber insgesamt funktioniert es und die Post reagiert schnell auf auf Fehlermeldungen. Ich denke, in ein paar Wochen wird die Plattform schon deutlich besser sein. Wirklich hervorragend ist übrigen der Support von E-Postbrief bei Twitter. Die reagierten direkt von sich aus, als ich bei Twitter ein wenig über Bugs bei epost.de gemeckert habe und beantworteten Fragen. Das hat mich positiv überrascht.

Aber zurück zum Thema, wer wissen möchte, wie so eine mit Scopeviso erstellte Rechnung aussieht, kann sich hier gerne ein fiktives Beispiel als PDF ansehen. Wenn man möchte, kann man natürlich auch eigene Word-Vorlagen verwenden.

Komplette Buchhaltungssoftware

Auf die gleiche Weise kann man beispielsweise ganz einfach Angebote, Aufträge, Lieferscheine, eine Gutschrift oder eine Mahnung erstellen. Dazu lassen sich auch verschiedene Textbausteine speichern. Ebenfalls erhält man Statistiken darüber, wie viel Umsatz man mit welchem Kunden und welchem Produkt macht, kann in Verbindung mit der Homebanking-App Zahlungseingänge kontrollieren usw. Gerade die Homebanking-App hat mir auch sehr gut gefallen und schlägt beispielsweise die Suchfunktion beim Online-Banking der Sparkasse um Längen. In wenigen Minuten hatte ich den Zahlungseingang aller Rechnungen der letzten 12 Monate überprüft und tatsächlich eine unbezahlte Rechnung gefunden. Als nächstes kann ich also einmal die Erstellung einer Mahnung mit Scopevisio testen.

Durch die Verbindung der einzelnen Elemente sind wesentlich einfachere Arbeitsschritte möglich. So kann man auch erhaltene Rechnungen als PDF in das Rechnungseingangsbuch hochladen und die Software führt eine Texterkennung durch. Der erkannte Text kann dann direkt für das Homebanking genutzt werden, um die Rechnung online zu bezahlen, ohne dass man alles noch einmal abtippen muss. Das papierlose Büro rückst damit in greifbare Nähe. Alle Arbeitsschritte sind dabei so einfach und elegant, dass sie alleine deshalb schon Spaß machen. Bei Bedarf kann auch der Steuerberater für einen Zugriff auf die Dokumente freigeschaltet werden.

Wer hingegen auf einen Steuerberater verzichten möchte, kann die Rechnungen natürlich auch direkt mit Scopevisio buchen und Umsatz- und Vorsteuer über das ELSTER-System an das Finanzamt weitgehend automatisiert melden.

Die Funktionen und Auswertungen sind wirklich sehr umfangreich und gleichzeitig leicht zu bedienen. Wer Lust hat, probiert es am besten einfach selbst einmal aus. Scopevisio kann sowohl mit einem PC als auch mit einem Mac genutzt werden.

Weitere Infos über die kostenlose Online-Buchhaltung von Scopevisio gibt es bei heise.de, pcwelt.de, chip.de, general-anzeiger-bonn.de, t3n.de und natürlich direkt bei Scopevisio. Ab 2011 bietet Scopevisio übrigens auch eine CRM-Software und eine Projektmanagmentsoftware an, mit der man beispielsweise dann auch die Zeiterfassung für SEO-Projekte durchführen kann.

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2 Kommentare zu „Rechnungsprogramm für Webworker – Rechnung schreiben leicht gemacht“

  1. luni sagt:

    Hallo SEO-Blogger,

    ich bin auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm und somit auf dieser Seite gelandet.
    Was hier beschrieben wird, hört sich sehr interessant an und animiert mich zum Reinschnuppern in Scopevisio.
    Vielen Dank für diesen konstruktiven Beitrag.

    Ein schönes Wochenende noch.

  2. Steffen sagt:

    Hallo,

    ich bin durch Zufall auf diesen Artikel gestoßen.
    Ich nutze das Rechnungsprogramm schon seit ein paar Monaten und bin sehr zufrieden!

    Gruß Steffen

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